Öt tévhit az időgazdálkodásról
Aligha van olyan ember, aki maximálisan elégedett az időbeosztásával. Gyakori probléma a túlvállalás, az elaprózódás, a valóban fontos dolgok szem elől tévesztése. Sokan a megoldást a hatékonyság növelésében, új módszerek kipróbálásában, valamint az időbeosztásuk megreformálásában látják, azonban mégsem jutnak egyről a kettőre. Az időgazdálkodásról ugyanis több tévhit is kering, amelyeket nem árt tisztázni ahhoz, hogy több időnk jusson az igazán lényeges dolgokra. A legtöbb tévhit közismert, és talán közhelyszámba is megy. Mégis, hogyan lehetséges akkor, hogy csak keveseknek sikerül ezektől a gyakorlatban is elszakadni?
Első tévhit: Van általános recept a hatékony időgazdálkodáshoz
Ahogyan a konfekcióméretek vagy a divatszínek sem passzolnak egyformán mindenkinek, úgy a közkedvelt időgazdálkodási eszközöket is érdemes magunkra szabni. Ha megismerünk egy új módszert, pusztán kiindulási alapként tekintsünk rá. Ahhoz azonban, hogy eredményesen tudjuk őket használni a mindennapokban,
nem szabad szem elől téveszteni a recept másik összetevőjét sem: saját magunkat.
Vegyük figyelembe, milyen adottságaink, tapasztalataink vannak, milyen feladatokat végzünk szívesen, a nap mely szakaszában vagyunk a legfrissebbek, vagy mennyi ideig tudunk hatékonyan koncentrálni egy dologra, mivel tudjuk motiválni magunkat.
Mindezzel nem a teendőink megkerülése a cél, hanem az elvégzésükhöz alkalmazott módszerek finomhangolása.
Mit tegyünk? Próbáljuk ki különféle variációkban és teszteljük, hogyan működik a gyakorlatban. Formáljuk addig, amíg sajátunkévá nem válik – ellenkező esetben vessük el, és keressünk helyette testhezállóbb megoldást. Ha megtaláltuk, átalakítottuk a számunkra megfelelő módszereket, technikákat, azok idővel szinte észrevétlenül, gördülékenyen épülnek be a mindennapjainkba, és a használatuk sem igényel majd túlzott erőfeszítést a részünkről.
Második tévhit: Mindent nekünk magunknak kell elintézni
Egy feladat nem attól van készen, hogy személyesen mi oldottuk meg. Sőt, jóval több olyan dolog van, amihez nincs szükség ránk, mint gondolnánk.
Mégis gyakran kergetjük magunkat a nélkülözhetetlenség illúziójába,
azt gondolván, hogy nélkülünk nem is igazán haladnak a dolgok. A rossz hír, hogy senki sem pótolhatatlan. A jó hír viszont, hogy ez a nézőpont jelentősen megkönnyítheti a dolgunkat. Mit is csinálhatunk? Ha rendszeresen feltesszük magunknak a kérdést, mely teendőket kell személyesen nekünk ellátni (pl. elmenni egy orvosi vizsgálatra), és melyekhez vonhatunk be másokat is, máris jó néhány feladattal tudjuk tehermentesíteni az időbeosztásunkat.
Egyik véglet sem működik azonban.
Érthető és természetes, hogy vannak olyan teendők, amiket nem tudunk lerázni magunkról. Ilyenek például bizonyos munkahelyi intéznivalók, egyes főnöki kérések, de a kapcsolatainkban sem vonhatjuk ki magunkat minden alól, amihez éppen nincsen kedvünk. A cél nem is az, hogy egy teljesen steril társas és munkakörnyezetet teremtsünk a magunk számára, ahol mindent kizárólag a saját érdekeinknek és céljainknak alárendelve végzünk, hanem hogy egy számunkra is vállalható egyensúlyt találjunk a túlterheltség és a teljes kivonulás közti skálán.
Harmadik tévhit: A pihenés csak időpazarlás
Maximalisták, túlvállalók, teendőhegyek alatt roskadozók számára az egyik legnehezebb dolog félretenni a még szoros határidejű feladatokat is, és némi szusszanásnyi időt csempészni az őrült hajtásba. Ahogyan a lemerült akkumulátort, úgy a szervezetünket is tölteni szükséges. Ez azonban nem lehetséges, ha gondolataink mindig csak a következő lépés körül forognak.
A testnek, az agynak is szüksége van pihenésre.
A hosszú távú alváshiány a testi-lelki működéseinkre is hatással van. Romlik a koncentrációs képesség, gyengül az immunrendszerünk, ingerlékennyé válhatunk. Hatékonyságunk is csökken, így nemhogy utolérjük magunkat, de még lassulni, hibázni is nagyobb valószínűséggel fogunk.
Steve Johnson fotója a Pexels oldaláról
Van, hogy a megoldás érdekében időszakosan félre kell tenni egy problémát.
Van, hogy a gondolataink elterelése van új megvilágításba helyezi azt a problémát, amin már órák óta feszülünk. Az álmok is segíthetnek bennünket, hiszen az ébrenlétitől eltérő agyműködés során jönnek létre. A tágabb összefüggések, a képi-szimbolikus megjelenítés is hozhatnak olyan felismeréseket, amelyeket aligha találtunk volna meg leterhelt állapotban. Törekedjünk tehát arra, hogy lehetőség szerint a pihenés is megfelelő helyet kapjon a napirendünkben.
Negyedik tévhit: A multitasking hatékony
Makacsul tartja magát az a nézet is, hogy időt nyerhetünk azzal, hogy párhuzamosan végzünk feladatokat. A valóság azonban, hogy ez csak nagyon kevés tevékenység esetében működőképes. Jellemzően csak az olyan esetekben, amelyek önmagukban nem vonnak el különösebb figyelmi kapacitást (pl. kocogás).
Igazából a feladatváltás csak elvonja a kapacitást, lassítja a munkavégzést és több hibához is vezet.
Karolina Grabowska fotója a Pexels oldaláról
A fókuszált figyelem ezzel ellentétben sokkal hatékonyabb. Nemcsak azzal nyerünk időt, hogy nem kell újra és újra felvenni a fonalat két váltás között, de az úgynevezett „figyelmi maradvánnyal” sem kell folyamatosan küzdenünk, amit a szimultán munkák közötti ugrálással keletkezett befejezetlen feladatok, és az azokon való tovább rágódás okoz. Ez jelentősen megterheli a mentális erőforrásainkat.
Mit is tehetünk? A lehetőségeinkhez mérten igyekezzünk ingerszegény környezetet teremteni, és egyszerre csak egy dologra összpontosítsunk. Ebben segíthet például, ha kipróbáljuk és a saját működésünkre szabjuk a Pomodoro-technikát, vagy ha időszakos digitális detoxot tartunk.
Ötödik tévhit: Az idővel lehet gazdálkodni.
A végére maradt az egyik legfontosabb tévhit. Maga az időgazdálkodás kifejezés azt az illúziót kelti bennünk, hogy van kontrollunk az időnk mennyisége felett, és ügyes szervezéssel lehetséges ezt a mennyiséget növelni.
A valóság ezzel szemben az, hogy az időnk véges, ráadásul, egyre csak fogy.
A különféle eszközök, módszerek sokat segíthetnek abban, hogy egységnyi idő alatt több feladatot, gyorsabban végezzünk el, vagy felülkerekedjünk a halogatáson. Ezekre azonban csak a tűzoltásban támaszkodhatunk, átmeneti enyhülést hoznak csupán.
Az időnkből nem lesz így sem több, csak az arányokon tudunk általuk valamelyest javítani.
A fő kérdés tehát már túlmutat az időbeosztási, produktivitási technikákon, és sokkal inkább olyan szemléleti kérdéseket érint, mint az időhöz való viszonyulásunk vagy az életünk eltöltéséről kapcsolatos elképzeléseink.
Felhasznált források:
Ferris, T. (2016). 4 órás munkahét. Bagolyvár Könyvkiadó, Budapest
Covey, S. R. et al. (2007). Bagolyvár Könyvkiadó, Budapest
Glei, J. K. (Szerk., 2016). Tartsuk kézben hétköznapjainkat! Napi rutin, fókusz és ötleteink megvalósítása. HVGKönyvek, Budapest
Kiemelt kép: Marius Mann fotója a Pexels oldaláról
